Servicios prestados
Habrá 2 personas claves durante la implementación:
- Un líder de proyecto designado del lado de Ags
- Una persona única de contacto del lado del cliente
A continuación mencionamos puntos importantes que necesitamos de su parte para una implementación ágil y exitosa:
o Persona única de contacto
Para ser eficaz, esta persona debe:
- Ser referente de la implementación: necesitaremos que la persona única de contacto participe de todas las reuniones y sea el nexo entre la empresa y Ags. Para ello se le dará un usuario Portal donde podrá acceder a toda la información del proyecto.
- Mantenerse disponible por lo menos 2 medias jornadas por semana para el proyecto. Una para reunirse con nuestro consultor y otra para trabajar en el proyecto por su cuenta. Entre más dedicación, mejor. Las implementaciones más rápidas cuentan con un líder de implementación bien abocado a esta tarea. Si considera que no podrá dedicar este tiempo a la implementación comuníquelo a su consultor asignado.
- Tener la competencia de tomar decisiones por su propia cuenta. En el proceso de implementación de Odoo, es posible que requieran adaptarse procesos, y necesiten tomarse muchas decisiones sobre pequeños detalles. Si se presenta demasiado involucramiento burocrático entre varios encargados, puede entorpecer el proceso.
o Invierta tiempo en aprender Odoo
Juegue con el sistema. Entre más cómodo se sienta con Odoo, mejor van a ser sus decisiones y más fácil será su aprendizaje. Nada puede reemplazar que usted utilice el sistema para consolidar sus conocimientos. Para ello contará con:
- Documentación: Como material de entrenamiento de referencia, Ags cuenta con su propia documentación. Además Odoo tiene su documentación oficial.
o Consolide sus consultas
Consolide sus consultas durante la implementación en un solo lugar para un seguimiento y tratamiento de las mismas más ordenado. Contará con un portal para realizar c arga de tickets, de esta manera sus consultas quedarán en la nube, todo el tiempo visibles por usted y el líder del proyecto. Durante la implementación, y luego de la misma, le pedimos que consolide todas sus consultas o problemas detectados por este medio.
Esto nos traerá los siguientes beneficios:
1. Tendremos todas las consultas consolidadas en un mismo lugar.
2. Tendremos sus consultas online y en el momento en que ocurren, por lo que no tendremos que esperar hasta la siguiente reunión para que nos la comuniquen.
3. Podremos llegar a la siguiente reunión con una solución
4. Podremos asignar un responsable al caso, según los niveles de experiencia de nuestro personal.
o Adptarse a Odoo
Odoo tiene muchos años en el mercado y con cada versión se incorporan nuevas cosas. Está diseñado para resolver los circuitos operativos de todo tipo de empresas. Trate de adaptarse a cómo funciona Odoo y no intente replicar la forma como funciona su anterior sistema.
Nuestros Consultores están entrenados para asistirle en replicar en Odoo lo que usted necesita. Basado en nuestra experiencia Odoo seguramente puede cubrir gran parte de su negocio. Sea flexible.
Las adaptaciones son costosas, complejas de mantener, implican riesgos para la implementación y pueden causar problemas para las actualizaciones. Por eso recomendamos utilizar el sistema tal como fue diseñado. Si considera que algún punto puede ser mejorado el equipo de operaciones tomará nota y será tenido en cuenta para versiones futuras.
o Traslade el conocimiento
Es importante que traslade el conocimiento a otros usuarios clave. Si es posible y lo cree necesario, puede invitar a otros usuarios a las reuniones, pero no es el objetivo de las reuniones de consultoría capacitar a todo su personal.
Cada reunión programada tendrá un tema a revisar.
La dinámica sugerida para avanzar sobre estos temas es la siguiente:
- Avance del cliente
- Reunión de consultoría
Avance del cliente
Desde Ags, hemos invertido mucho tiempo para que usted pueda parametrizar su Odoo y aprender a usarlo por su cuenta. Para ello contamos con una documentación extensa que explica la mayoría de las herramientas estándares de Odoo adaptadas al uso de la Localización Argentina.
Por eso proponemos que el proceso de parametrización y aprendizaje se base en que revise la documentación, aplique lo aprendido en su Odoo y consulte sus dudas en forma de tickets.
Reuniones de consultoría
Cada reunión de consultoría tendrá el siguiente formato:
- Revisión de consultas pendientes de reuniones previas.
- Revisión de consultas sobre temas planificados para la reunión actual.
-Programación de los temas planificados para la siguiente reunión.
Si usted ha avanzado con los temas a revisar, podremos aprovechar el tiempo de la reunión en resolver sus dudas.
Si lo prefiere, puede utilizar el tiempo de la reunión para revisar la documentación junto con nosotros, pero para un uso más eficiente sus horas recomendamos fuertemente la primer opción.
Al finalizar cada reunión de consultoría, enviaremos un mensaje con un resumen de lo conversado.
Programaremos las reuniones de consultoría y el material a revisar por el cliente para cada reunión.
Sus horas contratadas tienen una duración de 12 meses. Habitualmente los primeros 3 meses programamos 1 reunión por semana, que quedarán agendadas desde la primera reunión.
Esto dependerá de la cantidad de reuniones que usted necesite para abarcar todos los puntos para su implementación.
Además, en conjunto con su implementador puede definir una frecuencia de reuniones mayor si prefiere dedicarle más tiempo por semana, para un avance más pronunciado, sujeto a disponibilidad de ambas partes.
Finalizados esos 3 meses, podrá solicitar las reuniones a demanda y coordinarlas con su consultor, sujeto a disponibilidad de ambas partes.
Usted recibirá todas las invitaciones a las reuniones programadas luego de ponerse de acuerdo con nuestro consultor en la primer reunión.
Política de cancelación de reuniones: Las mismas son cancelables con aviso superior a 24 horas, caso contrario, las horas programadas serán consumidas.
Todas las reuniones serán llevadas a cabo de forma remota mediante vídeo llamada utilizando la herramienta de google "Meet".
Para acceder a la reunión debe hacerlo desde su explorador de internet (preferentemente google chrome) ingresando al link correspondiente.
En la invitación a cada reunión podrá encontrar un hipervínculo para acceder a la vídeo llamada.
En esta sección presentamos la propuesta de Adhoc para el desarrollo de la Implementación.
Reunión 1: Conocimiento de Ags, conocimiento del cliente y planificacion de implementacion.
La implementación comienza con un conocimiento mutuo entre Ags y el cliente.
Presentación de forma de trabajo de Ags.
Relevamiento de operación del cliente: solicitud al cliente de una descripción detallada de su negocio, apoyados en disparadores.
Programación de la implementación: definimos las fechas de las próximas reuniones y el contenido de las mismas
Reunión 2 y 3: Introduccion a Odoo + Generales + Puesta en marcha Localización
En estas reuniones el objetivo es fundar los cimientos de su conocimiento sobre Odoo.
Introducción general a la interfase de Odoo y herramientas útiles que servirán a lo largo de todo el sistema.
Circuitos de salidas e ingresos generales. Sobre una base de datos "demo" haremos una revisión rápida introductoria sobre un circuito completo de ventas y un circuito completo de compras que servirán para que pueda ver resumidamente los contenidos que se profundizarán en las siguientes reuniones.
Apps y Conceptos Generales: Revisaremos apps y conceptos generales que servirán a lo largo de todo el sistema.
Específicamente revisaremos las secciones de c ompañías, usuarios, contactos, productos, mensajerías
Reunión 5 en adelante
En estas reuniones, luego de formar los cimientos, el objetivo es desarrollar una a una las Apps requeridas en el orden en que el cliente lo solicite.
Generalmente se inicia con las apps fundamentales y d ependiendo de los adicionales deseados por el cliente, la implementación de cada app puede durar mas o menos.
Servicio de asistencia al cliente” al que los clientes pueden acceder en su suscripción mensual que se encarga de resolver problemas/preguntas que el cliente tenga siempre y cuando cumplan con ciertos requisitos. Consiste en un equipo de operadores que reciben los casos y proponen la mejor manera de resolverlo siempre que esté dentro del alcance definido por la Mesa de Ayuda. El servicio es contratado por usuario.
Problemas Funcionales-Operativos: Preguntas funcionales sobre algún tema sobre el cual ya han sido capacitados o problemas relacionados con la operatoria diaria siempre y cuando no requiera que entendamos tu proceso de negocio y/o implique conocer cómo está parametrizada tu base de datos. La respuesta podrá ser mediante un video o con una explicación escrita específica para tu problema, con un link a la documentación o una respuesta estándar a preguntas comúnmente realizadas por los clientes (FAQ, Frequently Asked Questions).
Problemas Técnicos: Problemas técnicos, errores o comportamientos anormales del sistema de módulos “Soportados”.
Problemas/Preguntas sobre Actualizaciones de Versión: Preguntas o Problemas relacionados con actualizaciones de versión siempre y cuando se encuentre en la etapa de testing de su nueva versión, es decir antes de actualizar definitivamente a la nueva versión.
Preguntas Administrativas: Preguntas relacionadas con mi suscripción o facturación tales como el reenvío de la última factura, facturas que ya fueron canceladas y figuran como impagas e inconvenientes con el débito automático.
Preguntas Comerciales: Preguntas relacionadas con la alta o baja de servicios de tu suscripción Adhoc tales como el alta de nuevo usuarios o compañías, contratatación nuevas aplicaciones y revisión de su suscripción.
Siempre que sea necesario hablar directamente con un consultor será necesario tener contratadas hs de consultoría.
Cualquier pregunta que requiera que entendamos tu proceso de negocio y/o implique conocer cómo está parametrizada tu base de datos no podrá ser respondida por la mesa de ayuda y requerirá contactarte con un consultor mediante hs de consultoría activas.
1 - Parametrizaciones o Configuraciones de tu base de datos. Ejemplos: Puntos de venta, Métodos de cobro/pago, Términos de Pagos, Almacenes, Rutas de Inventario, etc.
2 - Alta o modificaciones de datos.
3 - Personalizaciones de cualquier tipo: Vistas, acciones automáticas, acciones de servidor, reportes, etc, preguntas o situaciones relacionadas a desarrollos específicos o personalizaciones hechas por Adhoc, un tercero, o alguien dentro de su compañía (esto es específico sólo para tu base de datos)
4 - Relevamiento, análisis y viabilidad de nuevas funcionalidades.
5 - Capacitación y/o asesoramiento funcional en cómo usar tu Software.
6 - Incorporación de nuevas apps.
7 - Incorporación de nuevas funcionalidades dentro de una app ya implementada. (ej.: incorporar drop-shipping a su app de Inventario)
8 - Análisis de datos del cliente.